In-house tekijä vai työn ulkoistaminen - tässä on edut ja haitat

Yritys on usein tilanteessa, jossa työtä on paljon tehtäväksi, mutta työntekijöitä vain vähän. Yritys joutuu puntaroimaan montaa asiaa samaan aikaan. Pitäisikö palkata lisää in-house tekijöitä vai hankkia työresurssit ulkoiselta toimijalta? Molemmat lähestymistavat tarjoavat sekä hyviä että huonoja puolia. Oikea päätös ei ole aina selvä, joten asiaa kannattaa tutkia. Tämä artikkeli auttaa yritystä ja sen vastuuhenkilöitä tekemään tietoisen päätöksen, onko työn ulkoistaminen hyvä vaihtoehto? Vai kannattaako työ suorittaa in-house tekijällä?

Ero in-house tekijän ja ulkoisen toimijan välillä

Työn ulkoistaminen tarkoittaa, että ostat työresursseja oman yrityksen ulkopuolelta. Nämä työresurssit auttavat yritystä suorittamaan tehtäviä tai projekteja, jotka vaatii tehokasta toteutusta ja yksityiskohtaisempaa asiantuntijuutta.

Ulkoisiin toimijoihin voi kuulua freelancereita tai toimistoja, jotka ovat erikoistuneet kyseiseen tehtävään tai projektiin. Esimerkiksi digitaalisen markkinointitoimiston palkkaaminen on yksi tapa ulkoistaa sosiaalisen median hallinta, hakukoneoptimointi tai vaikka sisällöntuotanto.

In-house tekijä tarkoittaa puolestaan yrityksen omaa työntekijää ja itse yrittäjää. Kun yritys aloittaa projektin omilla työntekijöillä, se sitoo yleensä yhden tai useamman tiimin jäsenen työskentelemään projektin parissa.

In-house tekijä - oman tiimin edut

Oman tiimin kokemus kasvaa uusista projekteista

Jokainen uusi projekti on mahdollisuus parantaa oman tiimin taitoja. Jos yritys työskentelee in-house tiimin kanssa, se voi kehittää yrityksen toimintaa uusilla projekteilla, jotta yrityksen työntekijät oppii uusia taitoja.

On järkevää sijoittaa aikaa ja rahaa oman tiimin kouluttamiseen, koska osa tiimin jäsenistä jää todennäköisesti pidemmäksi aikaa osaksi yrityksen tulevaisuutta. Yrityksen sijoitus maksaa itsensä takaisin pitkässä ajassa, vaikka tulokset olisi alussa heikompia. Oman tiimin kokemus kasvaa uusista projekteista.

Työntekijöillä on yhteinen aikataulu

Työskentelee tiimi sitten toimistolla tai kotona, voi sille määrittää yhteiset työajat. Tämä tarkoittaa, että kaikki ovat käytettävissä ja valmiita yhteistyöhön samanaikaisesti. Oman tiimin työntekijöillä on siis yleensä yhteinen aikataulu.

Markkinointitoimistot ja freelancerit ovat harvoin taviotettavissa reaaliaikaisesti ei ole usein aukioloaikoja. Jos yrittäjä tarvitsee ulkoista toimijaa työskentelemään tiimin kanssa, on kyse usein epäsynkronoidusta yhteistyöstä, jos yritys palkkaa jonkun esimerkiksi toiselta aikavyöhykkeeltä.

Tiimi on joustava ja sitoutunut

Sisäinen projektinhallinta varmistaa, että kaikki in-house tiimin jäsenet jakavat yrityksen arvot ja panostaa yrityksen menestykseen. Kaikki oman tiimin jäsenet eivät ole aina kovin sitoutuneita, mikä on täysin normaalia, mutta juurikin menestykseen sitoutuneet työntekijät tarjoavat huomattavia etuja ulkoistettuihin tekijöihin verrattuna.

Omistautuminen korvaa pienet puutteet, joita tiimillä voi olla taitopankissa. Lojaalit ja omistautuneet tiimin jäsenet haluavat selvittää asioita itse, joten lopputuloksena on, että sitoutunut tiimi saa enemmän aikaan pitkässä juoksussa.

In-house tekijä - oman tiimin haitat

Työntekijän korkeat kustannukset

Kokopäiväisen tiimin palkkaaminen on kallista. Se on yritykselle myös pidempi sitoutuminen kuin työn ulkoistaminen. Vaikka itse alkuperäinen projekti on valmis, työntekijä odottaa saavansa saman määrän työtä ja saman palkan. Jos yritys tarvitsee apua vain yhdessä tai kahdessa projektissa, saattaa olla edullisempaa ulkoistaa työ, sen sijaan, että yritys hoitaisi projektin in-house tekijöillä.

Vaikka urakoitsijan tuntihinnat ovat korkeammat, he laskuttavat yritystä vain siitä ajasta, jonka he käyttävät projektin parissa. Yritys ei maksa tunneista, joita urakoitsijat käyttävät hallinnollisiin tehtäviin, koulutukseen tai seuraavan tehtävän odottamiseen.

Oman tiimin työntekijöille on maksettava töissä viettämänsä työtunnit riippumatta siitä, työskentelevätkö he projektisi parissa tai tekevät jotain muuta. Yritys vastaa myös työntekijän sivukuluista. Keskimäärin työntekijä maksaa 125–140 prosenttia palkastaan. Työntekijän korkeat kustannukset on siis monelle yritykselle ongelma palkkaamiseen.

Tarvittavien taitojen puute

Työntekijät eivät voi olla hyviä kaikessa. Yrityksellä ei siis voi olla sisäisiä resursseja, jotka voisivat suorittaa jokaisen projektin onnistuneesti. Joskus ei ole käytännöllistä aloittaa projekta, joka on tiimin asiantuntemuksen ulkopuolella.

Uuden asian oppiminen ja kokemuksen kartuttaminen voi viedä huomion asioista, joita tiimi tekee jo hyvin. Näin ollen tulokset eivät ole yhtä hyviä kuin ennen.

Tarvittavien taitojen puute voi käydä yritykselle kalliiksi, joten keskeisissä projekteissa on järkevää työskennellä sellaisen toimijan kanssa, jolla on tarvittu kokemus suorittaa projekti kerralla oikein.

Liian kovat vaatimukset voi aiheuttaa burnoutin

Työviikolla on rajoitettu määrä tunteja, ja tehokas tiimi käyttää todennäköisesti jo niitä kaikkia. Mitä enemmän yritys vaatii tiimiä sisäistämään erilaisia kokonaisuuksia, sitä vähemmän tuottava tiimi on. Jos yrityksen on valittava työn ulkoistamisen tai oman tiimin ylikuormittamisen väliltä, kannattaa valita ulkoistaminen. Työyhteisön terveys ja pitkän aikavälin tuottavuus ovat tärkeimpiä asioita yritykselle.

Työn ulkoistaminen - edut ja haitat

Tarkastellaan seuraavaksi yhtälön toista puolta. Työn ulkoistaminen on helpompaa kuin rekryt, mutta mitkä on sen edut ja haitat?

Työn ulkoistamisen edut

Työn ulkoistaminen on kustannustehokasta

Tehtävän tai projektin ulkoistaminen voi olla edullisempaa kuin sen hoitaminen talon sisällä. Kustannustehokkuus syntyy, kun monimutkainen projekti toteutetaan tehokkaan suunnitelman mukaan. Rahaa siis säästetään, kun monimutkainen projekti toteutetaan tehokkaasti olemassa olevalla asiantuntemuksella.

Työn ulkoistaminen ei tarkoita, että työ tulisi toteuttaa aina ulkoisesti. Markkinointisuunnitelman ylläpito on helpompaa omalla tiimillä, kun urakoitsija luo strategian, ohjaa yrityksen oikealle tielle ja auttaa tiimiä ottamaan ohjat omiin käsiinsä.

Urakoitsijan joustavuus

Urakoitsijan saatavuus riippuu asiakasyrityksen tarpeista. On sallittua varata 30 tuntia työtä tällä viikolla ja 5 tuntia ensi viikolla. Jos yritys tarvitsee apua ennen kuun loppua, sen kannattaa varata urakoitsijalta aikaa vasta kuun loppupuoliskolle.

Yritys saa pääsyn asiantuntijan kykyihin

Esimerkiksi markkinointitoimistot, ovat täynnä alansa asiantuntijoita. Suurin osa heistä on erikoistunut tietynkaltaisiin projekteihin. Eli vaikka yrityksellä on oma ja toimiva tiimi, sen kannattaa käyttää ulkoista toimijaa kasvattamaan yrityksen omaa tietopankkia ja tiedon pääomaa.

Luultavasti oma markkinointitiimi tietää, kuinka yrityksen markkinointikoneistoa ylläpidetään, mutta urakoitsija, joka on erikoistunut TikTok-markkinointiin, voi todennäköisesti saada parempia tuloksia aikaan TikTokissa. Kannattaa siis hyödyntää ulkoista toimijaa, kun yritys kehittää toimintaa tai siirtyy toiminaan itselle tuntemattomalle alustalle.

Esimerkiksi Markkinointikone auttaa yritystä sisällön tuotannossa systemaattisesti niin, että sisältö on käyttäjäystävällistä ja hakukoneelle optimoitua.

Projekti on valmis nopeasti

Joskus on vain saatava projekti nopeasti päätökseen. Ulkoistaminen antaa yritykselle enemmän työresursseja, mikä auttaa saamaan projektin valmiiksi nopeammin.

Jos työskentelet aiheen asiantuntijan kanssa, he saa todennäköisesti työn valmiiksi käyttämällä huomattavasti vähemmän työtunteja verrattaen omaan tiimiin. Tämä on kustannustehokasta ja säästää rahaa.

Vähennä sisäisen tiimin työtaakkaa

Monessa yrityksessä sisäisen tiimin työtaakka on liian suuri. Työntekijöillä on siis liikaa tehtävää. Ulkopuolisen avun palkkaaminen voi olla loistava tapa tehdä työn johtamisesta helpommin hallittua.

Jos yrityksellä olisi työtä tarjolla 1,5 työntekijälle ja budjetti ei riitä kahteen kokonaiseen työntekijään, ei usein kannata tehdä rekryä. Yrityksellä on kaksi vaihtoehtoa. Se voi joko patistaa työntekijää tekemään lisää työtunteja tai ostaa asiantuntevaa työvoimaa muualta. Kumpi kuulostaa paremmalta vaihtoehdolta pitkässä juoksussa?

Työn ulkoistamisen haitat

Kommunikaation puute

Koska ulkoisilla toimijoilla on usein monta asiakasta samaan aikaan, kommunikaatio asiakkaan ja urakoitsijan välillä ei ole koskaan päivittäistä. Saattaa siis olla vaikeampaa tietää, miten projekti etenee, kun yritys ulkoistaa sen toiselle yritykselle.

Freelancereiden ja toimistojen on vaikea työskennellä asiakkaiden kanssa, jotka haluavat vaikuttaa prosessin jokaiseen vaiheeseen. Jatkuva palaute ja säätöjen tekeminen on liian aikaa vievää urakoitsijalle. Jos tämä on yrittäjälle todella tärkeää, on viisaampaa työskennellä sisäisen tiimin kanssa.

Vähemmän valvontaa

Moni urakoitsija ei tarjoa työkaluja työn seuraamiseen. Tämä tarkoittaa, että yrityksellä voi olla vähemmän mahdollisuuksia hallita projektia.

Myöskään yritys tai urakoitsija/freelance-työntekijä, jolle ulkoistat, ei välttämättä ole läpinäkyvä sen suhteen, miten he käsittelevät projektia. Annat heille tekniset tiedot ja ne tulevat takaisin, kun ne ovat valmiita.

Negatiivinen vaikutus yrityskulttuuriin

Tehtävien tai projektien ulkoistaminen voi saada työntekijäsi ajattelemaan, että aiot korvata heidät. Riittää, kun yksi tyytymätön tiimin jäsen aloittaa huhun, että aiot irtisanoa ihmisiä. Tämä ahdistus voi vahingoittaa omaa tiimiä ja jyrsiä tiimin luotettavuutta.